Культура речи в официальной переписке

Культура речи в официальной переписке

Формирование понятия культура официальной переписки связано с освоением мирового и отечественного опыта составления и оформления деловых бумаг.

В работах П.В. Веселова, одного из крупнейших отечественных специалистов в области документальной лингвистики, понятие культура официальной переписки определяется тремя основными принципами: 1) лаконизм делового письма; 2) достаточность информационного сообщения, отвечающая целям письма и характеру отношений; и 3) ясность и недвусмысленность языка сообщения.

Лаконизм (оптимально письмо не должно превышать объем одной-двух страниц) сочетается в деловых письмах с требованием полноты информации. Требование полноты предполагает, что документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты и события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку. Избыточность же информации приводит к тому, что письмо плохо воспринимается, суть его затуманивается.

Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Убедительность (аргументированность) информации связана с задачей побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия, и от того, насколько достаточна обоснованность Документа, письма, зависит его исполнение.

Предметом официальной переписки при всем ее многообразии обычно является сообщение о некоторой ситуации и логическая оценочная модель этой ситуации. Ситуативно-оценочная модель называется аспектом письма, а последовательное размещение этих моделей – его композицией. По композиционным особенностям деловые бумаги делят на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос, составляющий содержание всего письма, в многоаспектных письмах рассматривается сразу несколько вопросов. Так, например, многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты – просьбы, сообщения, предложения. Каждый аспект формируется речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением, приглашением и т.п.

Композиция, или структура, текста официального письма – это последовательность расположения его составных частей – аспектов. Причем в качестве самостоятельных аспектов рассматриваются речевые фрагменты с однотипными речевыми действиями – просьбами, сообщениями, предложениями. Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение. Структура аспекта отличается жесткостью и однозначностью и состоит из двух частей: первая часть содержит информацию об имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события, выраженные при помощи речевых действий (просьбы, предложения, требования). Красной строкой выделяется новая мысль, тема или новый поворот темы письма.

Стандартизация и унификация – одно из обязательных – свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степени характеризует все типы деловых бумаг, обусловливает строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма.

Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность – это точность факта, соответствие обозначаемому. С точки зрения языкового оформления высказывания предметная точность достигается точностью употребления слов, т.е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может привести к инотолкованию или бессмыслице. Например: обсчитать данные – глагол обсчитать имеет значение «умышленно неверно сосчитав, недодать», например: обсчитать покупателя. Правильнее сказать: обработать данные; отказать под благоприятным предлогом (прилагательное благоприятный имеет два значения: «Способствующий, помогающий чему‑л.; удобный для чего‑л.», например: благоприятный момент, благоприятные условия; «Хороший, одобрительный», например: благоприятный отзыв). Следовало написать: отказать под благовидным пред югом.

Читайте также:  Матовый маникюр как сделать дома

Под коммуникативной точностью понимают точность реализации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так существительное комиссия может образовывать словосочетания с глаголами образовать, назначить, выбрать, избрать, но не сочетается с глаголом провести, а, следовательно, и с образованным от него причастием. Кроме того, важно не то, что комиссия была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Следовательно, правильнее было бы сказать:…с выводами комиссии, работавшей назад. Вместо глагола познакомиться, имеющего знания: «вступать в знакомство с кем-либо»; «получать сведения, приобретать знания о чем-либо», уместнее было бы употребить глагол ознакомиться, так как он имеет официально-деловую окраску и употребляется только в значении «получать сведения, приобретать знания о чем-либо». Итак, язык деловых бумаг должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка, основными признаками которого являются точность и стан-дартизированность используемых языковых средств. Кроме того, деловое послание должно отвечать требованиям информационной достаточности и лаконизма.

К числу принципов, определяющих культуру официальной переписки, относится лаконизм делового письма, достаточность информационного сообщения, ясность и точность языка сообщения.

Недостатком делового письма является избыточность, двусмысленность (обсчитать данные, достигалось неугодными средствами) информации.

Участники деловой переписки должны действовать от имени юридических лиц.

К характеристикам стиля деловой переписки относятся нейтральность изложения, применение сокращений, использование терминов.

Достижению ясности делового текста способствуют четкость композиции, доступность формулировок, отсутствие логических ошибок.

Деловое письмо не должно быть полностью лишено эмоционального контекста.

В понятие культуры официального письма входит требование ясности и недвусмысленности. Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность – это точность факта, соответствие обозначаемому. Предметная точность достигается точностью употребления слов, т.е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может привести к иному толкованию или бессмыслице. Под коммуникативной точностью понимают точность реализации замысла автора документа. Она достигается соотношением смысла слов, грамматических конструкций и частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие сообщения.

В деловом общении при составлении и оформлении деловой документации важное место занимает речевой этикет. Соблюдение правил делового этикета — основа конструктивного партнерства. Нередко правильно составленное деловое письмо может способствовать установлению прочных контактов, помочь в решении сложных вопросов.

Читайте также:  Как выглядит увеличенный лимфоузел под мышкой

Существуют определенные правила ведения деловой переписки. В данной сфере приняты устойчивые стереотипы речевого поведения: формы обращения, выражение просьбы, благодарности, способы мотивировки решения и др. Официальный этикет регламентирует выбор слов, словосочетаний, построения фраз и всего контекста, таким образом, процесс составления делового письма сводится к реализациям языковых моделей, которые можно применять при написании всех писем [1] . "Действенность производственной переписки во многом зависит от разумного использования оценочной лексики и фразеологии: выражение благодарности, положительного или отрицательного отношения к результатам работы" [2] .

Основу правил делового этикета составляет вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разнос служебное положение; умение говорить "да" и "нет", не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; умение признавать свои ошибки, быть самокритичным; умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты [3] .

Выбирая определенные этикетные формулы, необходимо учитывать характер взаимоотношений между адресантом и получателем письма (официальные, полуофициальные, дружеские отношения).

Важную роль при написании письма играет обращение к адресату. Этот этикетный элемент деловой корреспонденции не только выражает уважение к адресату, но и устанавливает с ним контакт. Обращение непосредственно связано и с последующим содержанием письма. Чаще всего используются такие формы обращения: Уважаемый. или Уважаемый. После обращения ставится запятая или восклицательный знак. Обращение с восклицательным знаком носит более официальный значимый характер.

Широко используется в деловой переписке форма обращения по фамилии или должности: Уважаемый господин Шевченко! Уважаемая госпожа Павлова! Уважаемый господин министр! Существует мнение, что обращение по фамилии уместно в письме-претензии, но не в письме-просьбе.

Обращение к человеку по имени и отчеству (без фамилии) носит личный характер и вызывает расположение адресата: Уважаемая Наталья Сергеевна! Уважаемый Дмитрий! При обращении по фамилии и имени-отчеству адресата лучше использовать форму: Глубокоуважаемый. или Многоуважаемый.

При обращении к нескольким адресатам используются обращения: Уважаемые господа акционеры! Господа! Уважаемые коллеги! (к лицам одной профессии).

Обращение "Дамы и господа" уместнее использовать, например, для приглашения на праздничное мероприятие.

В заключительной части письма используются стандартные формулировки: С надеждой на продуктивное сотрудничество; С благодарностью за сотрудничество’. Ждем от Вас новых предложений, Мы будем признательны, если Вы направите в наш адрес. или Сожалеем, что не можем воспользоваться вашим предложением.

Заключительная форма вежливости в конце текста (перед подписью): С уважением или Искренне Ваш.

В деловой письменной речи существуют особые правила использования местоимений. Не принято употреблять местоимение я. Например: прошу перечислить, прошу рассмотреть вместо я прошу’, считаю необходимым’, мною выполнено’, но сравн.: я решил (вместо мною решено). Местоимение я употребляется только в докладных и объяснительных записках.

Если документ подается от первого лица множественного числа (при формулировке просьб, запросов и т.н.), то используются, например такие формы: просим поставить; направляем на рассмотрение’, надеемся на получение ответа’, рассчитываем на сотрудничество.

Читайте также:  Поздравление с днем рождения большого руководителя

В деловой переписке выражаются интересы не отдельного руководителя, а фирмы, компании, коллектива, поэтому в письме принято указывать название предприятия, например: дирекция не возражает’, компания предлагает и др.

Речевой этикет в деловой письменной речи ограничивает использование местоимения он. В приказе, постановлении, распоряжении обычно указывают фамилию лица и сто инициалы. Составляя характеристику лица, в каждом абзаце также повторяют его фамилию и инициалы.

"Основное требование, предъявляемое к официальному письму, — объективность содержания, что обусловливает, как правило, нейтральность тона изложения" [4] . Нейтральный доброжелательный тон соответствует объективности содержания официальных писем и не допускает иронизирования, подобострастия, фамильярности, грубости, использования неуместных оборотов с выражением преувеличенной вежливости: Многоуважаемый господин. не откажите в любезности. С наилучшими пожеланиями. и т.п. [5]

В официальном письменном общении часто используются вводные слова и выражения. Они могут указывать на связь с предшествующей перепиской: Как Вам известно, партия товара была получена во втором квартале 2013 года’, выражать чувства адресата в связи с сообщением: К сожалению. Ваш заказ не может быть выполнен; оценивать достоверность сообщаемого: Безусловно, отгрузка товара будет произведена в срок. Такие обороты вносят дополнительные оттенки в тон повествования, смягчают категоричность изложения, демонстрируют уважительное отношение к адресату.

При написании делового письма признаком хорошего тона считается выражение благодарности адресату за своевременный ответ, отклик, своевременную оплату, помощь и т.п.: Позвольте выразить благодарность за. Признательны Вам за.

Текст письма должен быть предельно точен, не усложнен формулировками и терминами; он нe должен содержать лишних слов, допускать вариантов толкования. Иначе получатель вынужден будет задавать вопросы.

Подпись является одним из важных реквизитов в документе. В документообороте соблюдаются четкие правила в подписании деловых бумаг. В соответствии с должностными обязанностями ответ на письмо, подписанное руководителем организации, должен также подписать руководитель, в крайнем случае — его заместитель.

При отправлении официальной корреспонденции иностранным партнерам следует придерживаться установившихся там форм речевого этикета. Например, письмо по тону должно быть дружеским; написано простым языком. В то же время следует использовать точные формулировки. Если, например, ваша фирма получила заказ на определенное лекарственное сырье в количестве 200 упаковок, то в конце письма после благодарности за заказ нужно еще раз написать, что именно это лекарственное сырье, в этом объеме будет доставлено потребителю.

На получение официальной корреспонденции принято по возможности отвечать оперативно. Отсутствие ответа может быть расценено как отказ от сотрудничества, что приведет к прекращению деловых контактов.

"Разумеется, никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему административного речевого этикета. Только внутренний такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать выбор слов и выражений" [6] .

Ссылка на основную публикацию
Куома черные фото
Добро пожаловать в нашу группу!Tervetuloa!Здесь вы найдете все! А именно :- фирменную одежду от 0 до 14 лет для своих...
Кроссовки фила с чем носить
Современная мода довольно брутальна и немножко маргинальна. Сегодня в fashion-тусовке выглядеть, как самые низшие слои населения, одевшись при этом в...
Круг крючком полустолбиками с накидом
Невероятно много разнообразных изделий можно придумать и выполнить на основе круга, связанного крючком. Это могут быть интересные салфетки и подставки...
Культура и традиции сша
Для большинства людей американская культура ассоциируется с кока-колой, хот-догами, бейсболом, большими машинами и загородными домами. Однако американская культура вовсе не...
Adblock detector